Bentuk-bentuk Surat

BENTUK-BENTUK SURAT

A. Bentuk Lurus Penuh
Pengertian bentuk surat lurus yaitu bentuk surat yang pengetikannya semua dimukai pada pasak garis pinggir kiri (penekan segi sebelah kiri)
Pada bentuk lurus ini, tanggal dan salam penutup juga diketik mulai pasak garis pinggir kiri. Sehingga bentuk surat ini merupakan bentuk yang paling mudah diketik.

B. Bentuk Lurus
Bentuk lurus yaitu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.

C. Bentuk Lurus dengan Perihal atau Pokok Surat
Bentuk surat ini sama dengan bentuk lurus, hanya diantara salam pembuka dan isi suarat dicantumkan perihal surat.

D. Bentuk Setengah Lurus
Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hamper sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan isis saja, yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi.

E. Bentuk Surat Resmi
Bentuk surat resmi banyak dipakai oleh istansi Pemerintah. Alamat harus diketik dibagian sebelah kanan,sedangkan dibagian sebelah kiri dibuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat. Setiap pergantian alinea dari isi surat selalu masuk lima spasi.

A. Bentuk Lurus Penuh

Bandung, 05 Maret 2009 PT. Indo Karya Jalan Cikapundung Garut Tuan-tuan yang terhormat, Menurut pesaanan Tuan tanggal 21 Februari 2009 dengan gembira kami kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000 buah bumbu makanan. Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami harapkan paling lama tanggal 10 Maret 2009. Atas perhatian Tuan kami ucapkan terimakasih. Hormat kami, PT. Indo Karya Rani Ratnaningsih DIREKTUR

B. Bentuk Lurus

KEPALA SURAT Banten, 5 Maret 2009 Kepada Yth. Segenap Nasabah Giro PT BANK Danamon Cabang Garut Dengan hormat, Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 12 Mei 2009, Bank ”BCA” Cabang Garut akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet. Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru. Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, PT Bank Danamon Drs. Suwarno

Pimpinan

C. Bentuk Lurus dengan Perihal atau Pokok Surat

KEPALA SURAT Gresik, 1 Maret 2009 PT Holcim Jalan Veteran 23 Gresik Tuian-tuan yang terhormat, Pengiriman Semen Sesuai dengan kontrak pembelian antara took kami dan perusahaan tuan tertangaal 2009 di bawah nomor 421/X/09 untuk pengiriman 500 sak semen. Yang direncanakan dikirim tanggal 7 Maret 2009. Karena tempat gudang penyimpanan tidak ada dan saat ini baru dibuatkan, maka pengiriman supaya diundur saja besok tanggal 15 Maret 2009. Kami minta dengan hormat perhatiannya. Hormat kami Toko bahan bangunan Kujang Didi Sutomo Sekretaris

D. Bentuk Setengah Lurus

KEPALA SURAT Surakarta, 21 Maret 2009 Kepada Perusahaan Mesin Offset Jalan Imam Bonjol 115 Bekasi Dengan hormat Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2009. Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2009 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi. Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut. Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih. Hormat kami Penerbit TRIBUANA Lukman Hakim Direksi Teknik

Bentuk Lekuk

KEPALA SURAT Surabaya, 9 Maret 2008 PT Taman Citra Jalan Cantel 112 Sragen Dengan hormat, Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami. Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air.Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air. Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami PT Anemeka Pupuk Suwarno Direktur

E. Bentuk Surat Resmi

UNIVERESITAS SEBELAS MARET KAMPUS KENTINGAN SURAKARTA Nomor : 11/X/ 2008 Surakarta, 16 Maret 2009 Lamp : - Hal : - Yth. Sdr. Direktur SMA Negeri 1 Surakarta Sebagaimana diketahui pada tahun 2009 Universitas Sebelas Maret akan menerima mahasiswa baru lulusan SMTA. Suhubungan dengan hal tersebut kami mengundang Saudara untuk menghaditi rapat yang kami selenggarakan: Hari dan tanggal : 20 Maret 2009 Tempat : Fakultas Keguruan Pabelan Surakarta Keperluan : Membicarakan tentang syarat-syarat masuk ke perguruan tinggi. Atas perhatian dan partisipasi sawdara dalam hal tersebut di atas kami ucapkan terima kasih. Universitas Sebelas maret Ketua Drs. Sunaryo

JENIS-JENIS SURAT
1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surta dapat dikelompokkansebagai berikut :

A. SURAT PRIBADI
Yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau pengertian dari surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah :
Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah :

a. Surat keluarga
b. Surat lamaran pekerjaan
c. Surat perijinan

Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau keluarga.
Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.

Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu :

1. Sumber informasi
2. Pedoman penulisan
3. Lampiran yang diminta
4. Proses pengajuan surat lamaran

Sumber Informasi
Saat ini sangat banyak informasi lowongan pekerjaan yang dapat diperoleh dengan mudah dari berbagai sumber informasi tinggal bagaimana seorang pencari kerja dapat memanfaatkan berbagai sumber yang ada. Sumber informasi lowongan pekerjaan tersebut di antaranya dari :

1. Iklan Surat Kabar, Radio, Televisi atau Internet
2. Pengumuman yang berasal dari kantor/perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja
3. Pengumuman dari DEPNAKER
4. Pegawai kantor atau perusahaan, dan sebagainya

Pedoman Penulisan Surat Lamaran
1. Surat lamaran dapat ditulis tangan oleh pelamar dengan kertas folio bergaris tetapi tidak boleh pada halaman bolak-balik atau diketik dengan kualitas kertas yang baik (HVS minimal 60 gram) dengan jarak baris 1,5 spasi.
Pada bagian tanda tangan surat lamaran seringkali suatu kantor khususnya kantor pemerintah menghendaki perlunya dibubuhi materai.
2. Isi surat lamaran terdiri dari :
a. Tempat dan tanggal surat
b. Alamat surat
c. Perihal
d. Salam pembuka
e. Kalimat pembuka
f. Data pribadi g. Data lampiran
h. Kalimat penutup
i. Kata penutup
j. Tanda tangan dan nama jelas
k. Materai jika diminta

Lampiran Surat Lamaran
Lampiran surat lamaran disesuaikan dengan permintaan dari sumber informasi dan penyusunannya diurutkan kecuali untuk pas foto dan foto copy bisa diletakkan di atas susunan lamaran, bisa juga pelamar menambahkan persyaratan lain yang sifatnya melengkapi syarat yang sudah ada agar lebih bisa menjadi bahan pertimbangan.
Apabila sumber informasi lowongan kerja tidak mencantumkan/meminta syarat secara lengkap biasanya pelamar melengkapi surat lamarannya dengan melampirkan :

1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto Copy Ijasah
3. Foto Copy KTP dan
4. Pas foto

Proses Pengajuan
Apabila surat lamaran sudah dibuat dan semua lampiran sudah siap maka langkah selanjutnya adalah dikemas atau dimasukkan ke dalam map atau amplop dan di halaman muka ditulis alamat kantor atau perusahaan yang dituju dan perihalnya.
Selanjutnya lamaran siap dikirim atau diserahkan dan yang perlu diperhatikan adalah waktu pengiriman atau penyerahan lamaran jangan sampai melewati batas waktu penerimaan lamaran.

Surat Perijinan
Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang dimaksudkan.
Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang, surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.
Contoh :
1. Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah
2. Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah dan sebagainya


B. SURAT RESMI
Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya.

Serat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:

1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
2. Surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
3. Surta sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba ( nonprofit).

Bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat, terdiri dari
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat
(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan).
9. Penutup surat
10. Penutup surat, berisi
- salam penutup
- jabatan
- tanda tangan
- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

C. MEMO
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.

2. menuirut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan.
c. Surat perintah.
d. Surat permintaan
e. Surat panggilan
f. Surat peringatan
g. Suirat perjanjian
h. Surat laporan
i. Surat pengantar
j. Surat penawaran
k. Surat pemesanan
l. Surat undangan dan
m. Surat lamaran pekerjaan.

3. menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikkut :
a. surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju.
b. surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
c. surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.

4. berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surta biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

5. berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.

6. berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram, teleks atau faksimile, serta memo dan nota.

7. berdasarkan ruang lingkupo sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern.