TIps Membuat SURAT UMUM

Transaksi bisnis sering mensyaratkan adanya suatu pertemuan tatap muka di antara orang orang yang terlibat. Unuk meminta seseorang bersedia malakukan pertemuan langsung perlu dikirim surat undangan. Jadi, pada dasarnya surat undangan adalah surat perintah pada tataran yang paling halus. Dalam surta undangan penulis “memerintahkan” pembaca untuk menghadiri suatu acara. Acara tersebut bias bersifat resmi, seperti rapat rutin, rapat evaluasi, rapat perencanaan, ataupun acara yang bersifat tidak resmi, seperti acara perpisaahn karyawan,peresmian gedung,halal bihalal, syukuran promosi, dan sebagainya.

Tips Membuat Surat undangan harus menekankan prinsip jelas. Artinya, penulis harus mencantumkan secara lengkap hal-hal berikut ini:

·         Alasan (mengapa penulis mengirim undangan)

Biasanya disampaikan dengan ungkapan seperti:

“Untuk menindaklanjuti hasil rapat tanggal 20 Apriil yang lalau ….”

“ Sebagai rasa syukur atas keberhasilan usaha kita…”

·         Acara (apabila perlu dengan susunan atau rincian acara)

Acara ini perlu diketahui agar pembaca bias menimbang apakah perlu megnhadiri undangan tersebut atau tidak. Untuk rapat resmii yang memerlukan pemikiran serius, ada baiknya agenda rapat juga dilampirkan agar para calon peerta bias mempersiapkandiri. Biasanya disampaikan dengan ungkapan seperti:

“…. Kami akan menyelenggarakan syukuran.”

… kami akan menyelenggarakan Rapat Perencanaan Strategi Tahap II.”

·         Waktu

Wktu harus disampaikan secara jelas, mencakup jan, tanggak, dan hari agar calon peserta/hadirin bias mengatur waktunya dengan baik untuk menghadiri undangan tersenut. Dalam proses proofreading surat undangn sebaiknya waktu dijadikan hot spot yang perlu diteliti dena cermat agar tidak terejadi kekeliruan.kekeliruan dalam penulidan waktu bis mengakibatkankekecewaan, bahkan kemarahan hadirin. Penulisan waktu dalam surata undangan biasanya sebagai berikut.

Hari        : Senin

Tanggal : 17 Maret 2001

Waktu   : 19:00-21:30

·         Tempat

Keterangan tempat harus ditulis secara rinci, mencakup alamat, nama gedung, nomor ruang, dcan sebagainya. Apabila perlu, dilampirkan pula denahnya. Seperti juga dalam keterangan mengenai waktu,keterangan tempat juga harus dicek penulisannya, jangan sampai keliru. Kekeliran penulisan alamat bias membuat calon hadirin tersasar.

·         Persyaratan peserta/hadirin

Persyaratan peserta/hadirin adalah informasi mengenai sesuatu yang harus dilakukan oleh calon hadirin untuk bias memenuhi undanan dengan baik. Misalnya, ketentuan pakaian, berkas yang harus dibawa , keharusan membawa surat undangan, wktu kehadiran, rekan atau orang lain yang boeh diajak, dan sebagainya. Dalam beberapa surat undangan yang penting, penerima surat undanagn diminta untukmemberikan  konfirmasi kehadirannya. Konfirmasi kehadiran sangat penting untuk membanctu penyelenggaraan mengatur acaranya.