Tips Membuat Surat Pemberitahuan

SURAT PEMBERITAHUAN

Kali ini masih berhubungan dengan surat-menyurat dalam Pelajaran Ms. KK(Chussy). Ok, langsung aja dah. Dalam transaksi bisnis suatu organisasi atau perusahaan harus menyampaikan keputusan penting baik kepada orang dalam ataupun kepada mitra, pemasiok, atau pelanggan. Umumnya surt pembgeritahuan ditujukan untuk sekelompok orang.

Surat pemberitahuan termasuk surat informative karena surt ini menyampaikan fakta (berupa keputusan atau kejadian) yang dianggap penting dalam penulidan surat pemberitahuan adalah kejelasa. Artinya, informs yang disampaikn harus rinci dan spesifik. Misalnya, apabila surat pemberitahuan tersebut menyakkngkut kenaikan harga, maka haru sdisebutkan naik dari harga berapa menjadi harga berapa untuk jenis barang yang mana, dan berlaku mulai kapatn. Selain jelas, informasi yang disampaikan jga harus logis. Artinya,
penulis harus menyampaikan alasan dan latar belakang informasi tersbut sehingga beisa diterima akal oleh pembacanya.

Pendekatan yang digunakan bias bersifatr langsung ataupun tidak langsung, tergantung pada jenis informasi yang disampaikan. Apabila informasi yang disampaikan adalah kabar gembira atau neteral maka penulis bias menggunakan pendekatan lagnsung. Penulis bias langsung menyampaikan inti permasalahan sejak bagian awal surat, baru kemudian didukung oleh rincian atau alasan. Apabila informasi yang disampaikan termasuk kabar buruk maka pendikatan yang dipilh adalah pendikatan tidak langsung. Penulis menyampaikaan alasan adan lata belakang nya terlebih dahulu baru kemudian diikuti oleh inti permasalahan. Garis besar c ara penulisannya adalah sebagai berikut:

·         Bagian pembuka

Untuk berita gembira atau netral samapaikan dasar pemberitahuan secara singkat algnsung diikuti dengan inti pemberitahuannya. Untuk berita yang tidak menyenangkan, sampaikan dasar pemberitahuan secara panjang lebar.

·         Bagian tengah

Sampaikan rincian dari pemberitahuan tersebut. Untuk yang tidak menyenangkan, awali alineaa tengah dengan inti pemberitahuan dan diikuti dengan rinciannya.

·         Bagian penutup

Sampaikan hal-hal yang perlu diingat atau dilakukan oleh pembaca. Tutup dengan memberi sumber informasi lebih lanjut jika pembeca membutuhkannya.