Tips Kearsipan Sistem Nomor

 Sistem penyipanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nam- orang atau nama-badan desebut sistem-nomor (numeric filing system). Hampir sama dengan sistem Abjad yang penyimpanan warkat didasarkan kepada nama, sistem-nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomr. Misalnya surat-surat dari dan kepada PT Waringin Kencana akan disimpan pada map bernomor 271, atau kartu Tabanas Badu di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor, maka nomor yang diberikan kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah.

Banyak yang beranggapan bahwa sistem-nomor lebih mudah mengelolanya dibanding dengan sistem-abjad, walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu yang tentunya akan lebih mudah dicari bila susunan nya menurut nama.

Untuk mengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang disebut indeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut abjad nama nasabah.

Sering kota dapatkan pada sistem-sistem nomor yang dipergunakan baik di bank, kantor asuransi, atau rumah sakit, belum dilengkapi dengan indeks. Karena itu kalau nasabah tidak mengetahui nomornya, misalkan catatannya hilan, maka dokumennya sangat susah dicari dengan cepat.  Akobatnya langganan dapat dirugikan, baik berupa waktu, tenaga, bahkanuang sekalipun, pelanyanan kepada langganan menjadi sangat mengecewakan, hanya akibat sistem-nomor yan gtidak diterapkan secara benar.

Sistem-nomor tidak hanya terbatas pada nomor yang disusun sebagai pengganti nama (nama-orangdan nama-badan), tetapi kode nomor yang mendapingi istilah subjek juga mereka sebut sistem nomor. Contohnya adalah subjek personalia seberi nomr 100, subjek Keuangan diberi nomor 200, Bagian dari keuangan seperti Pajak diberi nomor 210, Pajak Pendapatan nomor 211 dan seterusnya.

Patokan yang paling mudah di dalam memilih sistem-nomor adalah bahwa di dalam kegiatan angka-angka atau nomor lebih penting daripada nama. Sebagian contoh, bagian akuntan amat-lah sering mem-file surat-surat bukti pebayaran (kuitansi) menurut nomor, bgian produksi dan pergudangan sering menyimpan surat-surat order menurut nomor ketimbang menurut nama langganan, perusahaan-perusahaan asuransi biasanya mempergunakan nomor polis daripada nama pemegang polis , Seksi Tabanas pada bank menyusun kartu peimantanya menurut nomor daripada nama nasabah, data-data pegawai sering disusun menurut nomor pegawai (NIP) bukan nama pegawai, dan sebagainya.

Keuntungan pamakaian sestem-nomor adalah :

1.      Teliti.

2.      Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.

3.      Perluasan nomor tidak terbatas.

4.      Penujuk silan gdisusun bersama-sama dengan indeks

5.      Indeks memuat seluruh nama koresponden.

Kerugian pemakaian sistem-nomor adalah:

1.      Filing tidak langsung

2.      Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.

3.      Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan Mengindeks.

4.      Ongkos agak tinggi.

Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga)unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar).

A.    FILE UTAMA

Untuk penyimpanan surat yang memerlukan map, dapat dipergunakan 2(dua) macam map,  yaitu map campuran dan map individu. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden individu dan disimpan pada file nomor (file utama). Map campuran adalah map yang berisikan surat-surat dari berbagai macam koresponden (nama)  yang masing-masing jumlahnya belum mencapai 5 (lima).

Map individu deisimpan pada file (laci) individu yang susunannya adalah numerik atau menurut nomor.

B. INDEKS

Indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau nama bilamana nomor bersankutan tidak diketahui. Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.

Setiap koresponden (nama) mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya. Sedangakan untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 (dua) macam, yaitu: kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.

Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar. Ukurang kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan kartu indeksnya.

C. BUKU NOMOR

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.

D. PENUNJUK SILANG (CROSS-REFERENCE)

Lembar penunjuk silang pada umumnya menunjuk kepada map dimana dokumen yang dicari tersimpan. Pada sietem nomor fungsi penunjuk silang sama seperti kartu indeks, yakni menunjuk kepada nomor file dari dokumen yang dicari. Lembar penunjuk silang terbuat dari kertas stensil dengan ukurang panjang 12,5 cm dan lebar 7,5 cm.

E. PROSEDUR PENYIMPANAN

Langkah prosedur penyimpanan yaitu memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir, dan menempatkan. Pada penyimpanan surat diperlukan map, sedangkan pada penyimpanan non surat (kartu) tidak memerlukan map. Pada penyimpanan yang mempergunakan map pasti diperlukan map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah suratnya sudah lima.

1.      Memeriksa

Langkah ini digunakan agar yang akan disimpan itu adalah surat yang sudah benar-benar disimpan.

2.      Mengindeks

Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu. Sedangkan surat disimpan pada map dalam lemari arsip. Nama yang ditulis di kartu indeks adalah menurut peraturan menindeks.

a.       Menyimpan dengan map (gantung)

b.      Menyimpan dengan map ordner

c.       Menyimpan dengan kotak

3.      Mengkode

Sesudah memeriksa kartu indeks maka hasilnya dituliskan pada warkat bersangkutan. Untuk surat yang akan disimpan dalam map pasti akan terjadi kemungkinan dua pilihan kode, yaitu kode C atau kode Nomor. Untuk surat yang disimpan pada map ordner dan bahan non-surat, kode yang dituliskan adalah langsung kode nomor. Kode yang tertera pada warkat ini penting untuk penyimpanannya terutama penyimpanan kembali apabila warkat dikembalikan oleh peminjam.

4.      Menyortir

Penyortiran pada sistem nomor dilakukan apabila warkat yang  akan disimpan berjumlah banyak, minyalnya pada penyimpanan kartu rumah sakit. Penyortiran dilakukan untuk memudahkan petugas melakukan penyimpanan warkat, terutama agar petugas tidak perlu bolak balik dari meja ke filing kabinet.

5.      Menempatkan

Menyusun wartkat baik surat maupun non surat (kartu)dan lain-lain dalam sistem nomor memerlukan ketelitian yang lebih banyak, sebab angka-angka yang digitnya banyak seringkali membuat kesalahan pada petugas. Untuk penyimpanan yang mempergunakan map maka label mapnya diberi nomor. Untuk penyimpanan yang menggunakan ordner map (kwitansi) maka ornder mapnya dapat diberi pembatas-pembatas dari karton manila yang diberi label sesuai keperluan.